Трудовой Кодекс РФ, определяет прогул как отсутствие сотрудника на своем рабочем месте в течение 4 часов подряд без уважительных причин.
Данная статья предназначена для руководителей организаций, собственников компаний и содержит рекомендации о действиях в случаях выявления фактов прогулов, подчинённых им сотрудников.
Негативные последствия прогулов для работодателя:
• увеличение расходов на подбор временного персонала;
• ухудшение морального духа тех сотрудников, которые вынуждены без дополнительного вознаграждения брать на себя обязанности прогульщиков;
• ухудшение качества обслуживания клиентов;
• снижении уровня производительности труда компании.
Мы не будем подробно описывать что такое «прогул, рабочее место и уважительная причина для прогула» эти термины с юридической точки зрения рассмотрены в большом количестве материалов в сети интернет. Мы остановимся на разборе действий работодателя, руководителя и начальника отдела кадров (HR) в случаях, когда дисциплинарный проступок прогул уже произошел, а также в их действиях по предотвращению прогулов.
Стандартные действия в случае обнаружения прогула:
• фиксирование актом точного времени отсутствия сотрудника на рабочем месте;
• составление непосредственным руководителем отчета о предпринятых действиях связаться с сотрудником или его ближайшими родственниками и выяснение причины неявки;
• получение объяснительной записки от работника с описанием его видения причины неявки на работу, при отказе предоставить объяснительную записку составление акта об отказе от объяснений.
Допустим, ваш сотрудник отсутствует на рабочем месте более четырёх часов, например, неделю. Его телефон не отвечает, нет никакой реакции на письма, отправленные ему на электронный адрес, не выявлено никакой активности в соцсетях. А это ключевой сотрудник, от которого много зависит и заменить его быстро очень сложно.
Как должен поступить руководитель? Первым делом задокументировать факт отсутствия сотрудника на рабочем месте. Перечень документов и порядок их сбора изложен в Трудовом кодексе.
Что делать дальше, издать приказ и уволить прогульщика? Законно уволить его сразу не получится. В материалах будет отсутствовать объяснение работника. Без объяснительной записки и установления факта умышленного прогула суд отменит такой приказ.
Для начала надо разобраться что происходит или произошло с сотрудником и по какой причине он не вышел на работу? Вдруг с ним несчастный случай, он внезапно заболел и не может сообщить о себе. В этой ситуации причина уважительная, и отсутствие сотрудника на рабочем месте не может считаться прогулом.
Как же это установить? Надо найти и опросить работника. Допустим, он живёт один и по месту проживания никто дверь не открывает. Можно пойти в полицию и заявить о безвестной пропаже. Но заявление смогут принять только у родственника. От руководителя в том лишь случае, если работник скрылся с крупной суммой денег или имуществом организации. Т.е. в случае кражи или присвоения и растраты. Не будете же вы подавать заявление о краже только для того, чтобы узнать, где находится ваш сотрудник, который на самом деле ничего не похищал. С юридической точки зрения это будет заведомо ложный донос и это разумеется не выход. Значит, потребуется обратиться к родственникам и близким вашего сотрудника или в случае отсутствия у вас их контактных данных нанять частного детектива.
Поэтому при приёме на работу необходимо объяснить кандидату, что предложение указать телефоны родственников и близких при заполнении анкеты – это не праздный интерес, а необходимость.
Вы должны иметь контакты лиц, к которым в случае пропажи своего работника сможете обратиться. Эти сведения будут так же необходимы, например, если с вашим работником произойдёт несчастный случай на производстве или внезапно возникнут иные осложнения с его здоровьем, в результате чего работника поместят в медицинское учреждение.
Что можно сделать для предотвращения прогулов и минимизации ущерба от них?
• Четко прописать определение рабочего времени, обеденных перерывов и отдыха в трудовом договоре;
• Установить техническое оборудование фиксации пребывания сотрудников на территории предприятия;
• При разработке проекта трудового соглашения указать уважительные причины отсутствия на рабочем месте и перечень доказывающей документации;
• Непосредственный начальник должен иметь четкие инструкции, регламентирующие и определяющие его действия в случае неявки сотрудника без предупреждения;
• Принимать на работу только тех сотрудников, которые ранее не были уволены или замечены за совершением подобных проступков;
• Проводить углубленное анкетирование, при котором будет получена информация о ближайших родственниках сотрудника включая их контактные данные, а также место фактического проживания сотрудника.
Специалисты Агентства по проверке персонала оперативно установят контакт с потенциальным прогульщиком, проведут проверку действительности предоставленных им сведений. Предоставят Вам консультационную поддержку, а также практическую помощь в проведении служебного расследования по факту прогула и привлечения к дисциплинарной ответственности недобросовестного работника.